3 tips for å høres mer profesjonell ut i arbeids-e-post
I moderne tid kan jobben din kreve at du sender e-post til kolleger, sjefer, kunder og mer.
E-postene dine er ikke enkle meldinger; det representerer hvem du er som profesjonell ansatt. Derfor vil du sørge for at hver e-post som sendes er velskrevet og lett å lese.
Hvis firmaet ditt bruker et bestemt program - for eksempel Microsoft Outlook - vil du kanskje lære hvordan du søker meldingsformatering . Uansett hvilken plattform du bruker for meldinger, er det forskjellige viktige tips du bør være oppmerksom på før du klikker på send på e-posten din.
gboard fortsetter å stoppe android
Å fungere i den profesjonelle sfæren kan være utfordrende for alle, men kanskje spesielt for de som håndterer symptomene på psykiske lidelser eller andre psykiske helseproblemer.
Heldigvis er det mange verktøy tilgjengelig online for å hjelpe deg med å håndtere disse stressfaktorene, utvikle gode mestringsmekanismer og dele dine følelser. Klikk her for mer informasjon og artikler som kan gi ytterligere innsikt og tilgang til behandling, om nødvendig.
Korrekturles dine e-postmeldinger
Det viktigste og mest verdifulle verktøyet du har til rådighet er korrekturlesing. Før du tenker på å sende e-posten din, bør du vurdere et viktig spørsmål: gir e-posten din grammatisk og logisk mening?
Se etter eventuelle grammatiske feil ved å bruke e-postens forhåndsinnstilte stavekontroll, hvis tilgjengelig. Hvis du tviler på stavekontrollen din, ikke vær redd for å bruke eksterne ressurser (som en online ordbok).
Andre grammatiske feil å se etter kan omfatte:
- Feil bruk av store bokstaver
- Feil bruk av tegnsetting (komma, semikolon osv.)
- Upassende skrivestil og tone for en profesjonell setting
- Feil bruk av substantiv - dette er spesielt viktig når du henvender deg til andre mennesker; få ting er mer pinlige enn feilstaving av navnet på noen (eller noe) viktig!
Når e-postadressen din er klar, kan du lese den høyt for å se om det gir mening. Noen ganger kan du se om en setning er av, bare slik den høres ut.
Derfra kan du gjøre eventuelle korrigeringer for å sikre at den totale flyten av e-posten er jevn.
Til slutt, og hvis du har tid, lagrer du e-posten som et utkast, og går bort fra den. Du kan også be alle nærmeste venner eller familie om å lese e-postmeldingen din for å se om de oppdager noen feil.
En god tommelfingerregel er bare å trykke send når du føler deg trygg på at du har korrekturleset og revurdert alt i meldingen din etter beste evne.
mistet firestick tv-fjernkontroll
Vær kortfattet i arbeidsemails
Alle i bedriften din har sitt ansvar å opprettholde, så det er nyttig å respektere tiden deres ved å lage konsise e-postmeldinger. Ved å gjøre dem korte, søte og til poenget, kan du få et klart svar raskt og fortsette med dagen.
Først må du sørge for at meldingene dine inneholder korte, lettfattelige avsnitt. Faktisk trenger ikke hvert avsnitt å være lenger enn to setninger.
Anta at e-posten din krever at du skriver flere avsnitt i full lengde. I så fall kan du vurdere å planlegge et personlig møte med den du sender e-post for å minimere forvirring og feilkommunikasjon.
Forsikre deg om at hvert av avsnittene dine bare inneholder relevant informasjon. Så fristende som det er å innlemme små detaljer som kan hjelpe mottakeren din til å forstå meldingen din, men å kutte disse tilleggene, kan du opprette en kort og direkte e-post.
Denne typen meldinger er ofte mye lettere for en leser å forstå, og mottakeren din vil sannsynligvis stille avklarende spørsmål som svar om nødvendig.
hvordan du forbedrer mikrofonkvalitetsvinduer 10
En annen nyttig måte å bruke kortfattet språk på er å være forsiktig med å være verb. For eksempel kan noe som om jeg vil kunne sende en rapport forkorte til jeg sender en rapport.
I dette scenariet vil du eliminere et å være verb og erstatte det med et aktivt verb som eliminerer ordlighet.
Skriv i en respektfull tone
Fremfor alt annet, formidle budskapet ditt med respekt.
Aggresjon i en e-post kan komme som ondskapsfull, siden mottakeren ikke snakker direkte til deg. Du kan unngå denne utilsiktede tonen, selv når du leverer dårlige nyheter, ved å balansere negativitet med positivitet.
Hvis du for eksempel vil kritisere en ansattes ytelse, kan du starte setningen med å si noe positivt og avslutte det med kritikken din.
I tillegg unngå å bruke men . Det negerer første halvdel av setningen, så selv om du begynner med noe positivt, kan du bruke, men få noen til å tro at du er uforstandig. Så, erstatt men med og slik at begge utsagnene forblir sanne.
installer supersu med twrp
Du kan også tenke på å inkludere en kort signatur på slutten av meldingen. Disse signaturene kan bidra til å formidle viktig kontakt og personlig informasjon til mottakeren.
Hvis du vil, kan du gå til e-postinnstillingene dine og konfigurere en signatur som inkluderer navnet ditt, telefonnummeret ditt og andre nettsteder du er tilknyttet.
Hvis selskapet ditt har en logo, kan du vurdere å innlemme det visuelle som en del av signaturen din. Resultatet er en e-post som høres ut og ser profesjonell ut, som opprettholder en respektfull tone.
Konklusjon
En viktig takeaway å huske på er å lage korte, konsise og feilfrie meldinger etter beste evne, selv i mer uformelle e-poster. Når du gjør det, vil du vise sjefen din at du respekterer dem, og du forteller deg selv at du virkelig er den profesjonelle du vil at andre skal se deg som.
