3 tips for å høres mer profesjonell ut i jobb-e-poster

I moderne tid kan jobben din kreve at du sender e-post til kolleger, sjefer, kunder og mer.

Dine e-poster er ikke enkle meldinger; det representerer hvem du er som en profesjonell ansatt. Derfor vil du sørge for at hver av e-postene dine som sendes er velskrevet og lett å lese.

Hvis bedriften din bruker et spesifikt program – som Microsoft Outlook, for eksempel – kan det være lurt å lære hvordan du søker meldingsformatering . Uansett hvilken plattform du bruker for meldinger, er det ulike viktige tips du bør være oppmerksom på før du klikker send på e-posten din.

Å fungere i den profesjonelle sfæren kan være utfordrende for alle, men kanskje mest spesielt for de som håndterer symptomene på psykiske lidelser eller andre psykiske helseproblemer.

Heldigvis er det mange verktøy tilgjengelig på nettet for å hjelpe deg med å håndtere disse stressfaktorene, utvikle gode mestringsmekanismer og dele følelsene dine. Klikk her for mer informasjon og artikler som kan gi ytterligere innsikt og tilgang til behandling ved behov.

Korrekturles jobbe-e-postene dine

Det viktigste og mest verdifulle verktøyet du har til rådighet er korrekturlesing. Før du tenker på å sende e-posten din, bør du vurdere et viktig spørsmål: gir e-posten din grammatisk og logisk mening?

Se etter eventuelle grammatiske feil ved å bruke e-postens forhåndsbygde stavekontroll, hvis tilgjengelig. Hvis du tviler på stavekontrollen din, ikke vær redd for å bruke eksterne ressurser (som en online ordbok).

feil 963 google play

Andre grammatiske feil å se etter kan omfatte:

• Feil bruk av store bokstaver
• Feil bruk av tegnsetting (komma, semikolon osv.)
• Upassende skrivestil og tone for en profesjonell setting
• Feil bruk av egennavn – dette er spesielt viktig når man henvender seg til andre mennesker; få ting er mer pinlige enn å feilstave navnet på noen (eller noe) viktig!

Når e-posten din er klar, les den høyt for å se om den gir mening. Noen ganger kan du se om en setning er 'av' ganske enkelt ved hvordan den høres ut.

Derfra kan du gjøre eventuelle rettelser for å sikre at den generelle flyten av e-posten er konsistent.

Til slutt, og hvis du har tid, lagre e-posten som et utkast og gå bort fra den. Du kan også be eventuelle nærmeste venner eller familie om å lese e-posten din for å se om de oppdager feil.

En god tommelfingerregel er kun å trykke 'send' når du føler deg trygg på at du har korrekturlest og revurdert alt i meldingen din etter beste evne.

Vær kortfattet i jobbe-poster

Alle i bedriften din har sitt ansvar å opprettholde, så det er nyttig å respektere tiden deres ved å lage kortfattede e-poster. Ved å gjøre dem korte, konsentrerte og konkrete, kan du få et klart svar raskt tilbake og fortsette med dagen.

Først må du sørge for at meldingene dine inneholder korte avsnitt som er enkle å forstå. Hvert avsnitt trenger faktisk ikke være lengre enn to setninger.

Anta at e-posten din krever at du skriver flere avsnitt i full lengde. I så fall kan du vurdere å avtale et personlig møte med hvem du enn sender e-post for å minimere forvirring og feilkommunikasjon.

Sørg for at hvert av avsnittene dine bare inneholder relevant informasjon. Like fristende som det er å innlemme små detaljer som kan hjelpe mottakeren å forstå budskapet ditt, men ved å kutte disse tilleggene, kan du lage en e-post som er kort og direkte.

Denne typen meldinger er ofte mye lettere for en leser å forstå, og mottakeren vil sannsynligvis stille oppklarende spørsmål som svar om nødvendig.

Galaxy S8 Snapdragon-rot

En annen nyttig måte å bruke kortfattet språk på er å være på vakt mot 'å være' verb. For eksempel kan noe som 'Jeg vil kunne sende en rapport' forkortes til 'Jeg sender en rapport.'

I dette scenariet vil du eliminere et 'å være'-verb og erstatte det med et aktivt verb som eliminerer ordlyd.

Skriv i en respektfull tone

Fremfor alt annet, formidle budskapet ditt med respekt.

Aggresjon i en e-post kan fremstå som ondsinnet siden mottakeren ikke snakker direkte til deg. Du kan unngå denne tilfeldige tonen, selv når du leverer dårlige nyheter, ved å balansere negativitet med positivitet.

For eksempel, hvis du ønsker å kritisere en ansatts prestasjoner, kan du starte setningen med å si noe positivt og avslutte den med kritikken din.

I tillegg, unngå å bruke 'men' . Det negerer første halvdel av setningen, så selv om du starter med noe positivt, kan det å bruke 'men' få noen til å tro at du er uoppriktig. Så erstatt 'men' med 'og' slik at begge utsagnene forblir sanne.

Du kan også tenke på å inkludere en kort signatur på slutten av meldingen. Disse signaturene kan bidra til å formidle viktig kontakt- og personlig informasjon til mottakeren din.

Hvis du vil, kan du gå til e-postinnstillingene og sette opp en signatur som inkluderer navnet ditt, telefonnummeret ditt og andre nettsteder du er tilknyttet.

pokemon fan spill for android

Hvis bedriften din har en logo, kan du vurdere å inkludere det visuelle som en del av signaturen din. Resultatet er en e-post som høres og ser profesjonell ut, som opprettholder en respektfull tone.

Konklusjon

En viktig takeaway å huske på er å lage korte, konsise og feilfrie meldinger etter beste evne, selv i mer uformelle e-poster. Når du gjør det, vil du vise sjefen din at du respekterer dem, og du forteller deg selv at du virkelig er den profesjonelle du vil at andre skal se deg som.